TL;DR — Lo que necesitas saber antes de seguir leyendo:
- El desprendible de nómina no es obligatorio por norma explícita en Colombia, pero la Ley 1393 de 2010 exige informar a tus empleados sobre sus cotizaciones — y el desprendible es la forma más eficiente de cumplirlo
- Las propinas NO son salario (Ley 1935 de 2018): van en línea separada en el desprendible y no generan base para seguridad social, cesantías ni prima de servicios
- Desde el 25 de diciembre de 2025, el recargo nocturno empieza a las 7pm — el turno de cena completo de tu restaurante ahora genera recargo del 35% en cada hora de operación
- El recargo dominical es hoy del 80%, sube a 90% en julio de 2026 y llega a 100% en julio de 2027 — tu desprendible debe reflejar la tasa vigente en cada período
- SMLMV 2026: $1.750.905 + auxilio de transporte $249.095 = total $2.000.000
Ese “comprobante” que nadie pide… hasta que sí lo piden
Martes en la tarde, turno tranquilo. A la mesera principal del restaurante le llega un correo de la UGPP preguntando por sus cotizaciones de pensión de los últimos seis meses. Va donde el dueño a pedir los desprendibles de nómina. El dueño la mira con cara de pregunta. ¿Los qué?
Javier Moreno vivió exactamente ese momento en su restaurante de Bucaramanga. Una inspección rutinaria del Ministerio del Trabajo llegó porque una excocinera había reclamado que nunca le pagaron bien los dominicales. Sin desprendibles, sin registros de recargos, sin evidencia escrita del pago. Lo que vino después fue un proceso de seis meses y una conciliación que le costó más de cuatro millones de pesos. “Nunca pensé que ese papel importaba tanto hasta que me lo pidieron y no lo tenía,” dijo.
El escenario no es raro. Es el que se repite en cientos de inspecciones laborales cada año en Colombia, y que termina de dos maneras: o el empleador demuestra con documentación que pagó todo bien, o empieza un proceso que puede costar desde cinco salarios mínimos hasta una demanda laboral formal.
El desprendible de nómina —también llamado colilla de pago, volante de pago o comprobante de nómina— es el documento que le entrega el empleador al trabajador en cada período de pago para mostrarle cuánto ganó, qué se le descontó y cuánto recibió neto. Para un restaurante, hacerlo bien implica elementos que ningún otro sector tiene: propinas que no son salario pero hay que reflejar, recargos nocturnos que en 2026 empiezan a las 7pm, y dominicales que cambian de porcentaje en julio.
Lo que encontrarás aquí: la base legal correcta del desprendible (y cuál de las que circulan en línea es incorrecta), los componentes específicos de un restaurante con ejemplo real de mesero, cómo aparecen las propinas sin errores, el impacto concreto de la reforma laboral 2025 en tu nómina, y qué pasa cuando no entregas el desprendible.
Qué es el desprendible de nómina: definición y base legal en Colombia
El desprendible de nómina es el comprobante que detalla, período por período, el salario básico de un trabajador, los ingresos adicionales que devengó (recargos, horas extras, bonificaciones), las deducciones que se le aplicaron (salud, pensión, libranzas) y el valor neto que efectivamente recibió en su cuenta. No es un documento tributario —ese es otro— sino un instrumento de transparencia laboral entre empleador y trabajador.
En Colombia, el desprendible de nómina no tiene un artículo del Código Sustantivo del Trabajo que lo exija de forma explícita. Lo que sí existe es la Ley 1393 de 2010, Artículo 32, que obliga al empleador a informar a cada trabajador sobre los aportes pagados al sistema de protección social, o a garantizar que este pueda verificarlos. La sanción por incumplimiento es de hasta 5 SMLMV — equivalente a $8.754.525 con el salario mínimo de 2026. El desprendible es la forma más práctica de cumplir esa obligación.
Una aclaración que vale la pena hacer: varios artículos que circulan en línea citan el Artículo 134 del CST como la norma que obliga a entregar un desprendible. El artículo 134 solo regula los períodos de pago —cuándo se paga el salario, no más de una vez al mes para salarios mensuales—. No menciona ningún comprobante ni recibo. Es un error que se repite con frecuencia entre publicaciones de software de nómina y no tiene soporte en el texto de la ley.
El Artículo 65 del CST crea una obligación relacionada al momento del retiro: en los 60 días siguientes a la terminación del contrato, el empleador debe entregar por escrito la certificación de que los aportes a seguridad social de los últimos tres meses fueron pagados. La Corte Suprema de Justicia, en Sentencia SL3770-2020, estableció que no hacerlo genera responsabilidad indemnizatoria. En un restaurante con alta rotación de personal —donde un mesero puede durar tres meses— este artículo es de aplicación frecuente.
Qué información debe incluir un desprendible de pago de nómina
No existe un formato oficial único para el sector privado. Sin embargo, la DIAN, a través de la Resolución 000013 de 2021, establece los campos esenciales del Documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica. Un desprendible bien construido para un restaurante debe incluir:
Encabezado de identificación:
- Razón social del restaurante y NIT
- Nombre completo del trabajador y cédula
- Cargo y área (mesero, cocinero, auxiliar de cocina, cajero)
- Período cubierto (fechas de inicio y fin del período)
- Días trabajados en el período
Devengados — lo que el trabajador ganó: 6. Salario básico 7. Auxilio de transporte (solo si el salario es inferior a 2 SMLMV = $3.501.810 en 2026) 8. Horas extras diurnas (+25% sobre el valor de la hora ordinaria) 9. Horas extras nocturnas (+75%) 10. Recargo nocturno ordinario (+35%, desde las 7pm según Ley 2466 de 2025) 11. Recargo dominical y festivo (+80% hasta junio 2026; +90% desde julio 2026) 12. Recargo nocturno en dominical o festivo (+115% combinado) 13. Propinas — línea separada, con la nota “no constitutivo de salario — Ley 1935/2018” 14. Bonificaciones no salariales, si están pactadas como tales
Deducciones — lo que se le descontó: 15. Aporte a salud empleado: 4% del IBC 16. Aporte a pensión empleado: 4% del IBC 17. Fondo de Solidaridad Pensional (solo si el IBC es igual o mayor a 4 SMLMV = $7.003.620 en 2026) 18. Retención en la fuente (si aplica según tablas DIAN) 19. Otras deducciones autorizadas por escrito (libranzas, fondos voluntarios)
Totales: 20. Total devengado 21. Total deducciones 22. Neto a pagar
Para restaurantes específicamente: el IBC (Ingreso Base de Cotización) excluye las propinas, el auxilio de transporte y los pagos pactados como no salariales. Calcular el 4% de salud o pensión sobre el total devengado incluyendo propinas es un error que infla las cotizaciones y puede generar discrepancias con la UGPP al momento de una auditoría.
Cómo hacer el desprendible de nómina de un mesero: paso a paso con ejemplo
Un mesero de salario mínimo en un restaurante que opera viernes, sábados y domingos —y que tiene turno de cena— tiene uno de los desprendibles más complejos del sector laboral colombiano. Cada hora cuenta. Acá el proceso completo con un ejemplo real.
Ejemplo: Valentina Ruiz, mesera en un restaurante de Bogotá. Período: marzo 2026. Salario base: $1.750.905. Trabajó 26 días, incluyendo 4 domingos de turno completo (8 horas cada uno). Propinas distribuidas del mes: $380.000.
Paso 1 — Calcular el valor de la hora ordinaria (1–2 minutos)
Salario mensual ÷ 240 horas = valor hora
$1.750.905 ÷ 240 = $7.295 por hora ordinaria
Paso 2 — Calcular los recargos nocturnos (5 minutos)
Valentina trabaja el turno de cena: 7pm a 11pm = 4 horas nocturnas × 26 días laborables = 104 horas en período nocturno
Recargo del 35%: $7.295 × 35% = $2.553 adicionales por hora
Total recargo nocturno: 104 × $2.553 = $265.512
Paso 3 — Calcular los dominicales (5 minutos)
4 domingos × 8 horas = 32 horas dominicales
De esas 32 horas, la mitad son en turno de cena (nocturno dominical = 115% combinado):
- 16 horas diurnas dominicales: $7.295 × 80% = $5.836/hora → 16 × $5.836 = $93.376
- 16 horas nocturnas dominicales: $7.295 × 115% = $8.389/hora → 16 × $8.389 = $134.224
- Total dominicales: $227.600
Paso 4 — Registrar las propinas (1 minuto)
$380.000 — en línea separada, con la nota: “no constitutivo de salario — Ley 1935 de 2018”
Este monto NO entra en el IBC para cotizaciones.
Paso 5 — Calcular el IBC y las deducciones
IBC de Valentina = salario base + recargos (sin propinas, sin auxilio de transporte)
IBC = $1.750.905 + $265.512 + $227.600 = $2.244.017
- Salud empleada (4%): $2.244.017 × 4% = $89.761
- Pensión empleada (4%): $2.244.017 × 4% = $89.761
- FSP: No aplica (IBC < $7.003.620)
Paso 6 — Armar el desprendible
| Concepto | Valor |
|---|---|
| DEVENGADOS | |
| Salario básico | $1.750.905 |
| Auxilio de transporte | $249.095 |
| Recargo nocturno (104h × $2.553) | $265.512 |
| Recargo dominical diurno (16h) | $93.376 |
| Recargo nocturno dominical (16h) | $134.224 |
| Propinas (no constitutivo de salario) | $380.000 |
| Total devengado | $2.873.112 |
| DEDUCCIONES | |
| Salud empleada (4% del IBC) | $89.761 |
| Pensión empleada (4% del IBC) | $89.761 |
| Total deducciones | $179.522 |
| NETO A PAGAR | $2.693.590 |
Las propinas en el desprendible: el error más común en los restaurantes colombianos
Las propinas no son salario. La Ley 1935 de 2018 lo establece sin ambigüedad: la propina es el reconocimiento voluntario en dinero que el consumidor otorga a las personas de la cadena de servicio por el buen servicio recibido, independiente del valor de venta. No constituye factor salarial en ningún caso.
Esto tiene consecuencias directas para el desprendible de cualquier restaurante:
Las propinas NO generan base para: seguridad social (salud, pensión, ARL), parafiscales (SENA, ICBF, Caja de Compensación), cesantías, prima de servicios, ni vacaciones. Incluirlas en el IBC infla las cotizaciones y crea una discrepancia que el empleado puede reclamar en la liquidación cuando le calculen mal las prestaciones.
Las propinas SÍ deben aparecer en el desprendible —pero en línea separada, con la aclaración explícita de que no constituyen salario. Esto le da transparencia al trabajador y al empleador le da un registro documental ante el Ministerio del Trabajo.
Lo que prohíbe la Ley 1935/2018:
- Que el empleador retenga, intervenga o decida la distribución de propinas
- Que las propinas se usen para “completar” el salario mínimo (abuso frecuente denunciado en inspecciones laborales)
- Que el empleador descuente propinas como sanción por tardanzas, daños o pérdidas de inventario
Quién tiene derecho a las propinas: todos los trabajadores que participan en la cadena de servicio, incluyendo personal de cocina y auxiliares. Si no hay acuerdo de distribución entre el equipo, la ley ordena repartirlas de forma equitativa. El empleador tiene máximo un mes para hacer la distribución desde que se recaudaron.
El caso de la propina incorporada al tiquete: desde 2023, algunos restaurantes en Colombia comenzaron a incluir el cobro de propina directamente en la factura —práctica más común en establecimientos de categoría media-alta—. Esta propina sigue sin ser salario, pero cambia el flujo: el restaurante la recibe y debe entregarla al personal. Su tratamiento contable es como pasivo (ingreso para terceros) y debe aparecer en el desprendible del período en que se distribuyó.
Reforma laboral 2025: lo que cambió en el desprendible de tu restaurante
La Ley 2466 de 2025 modificó dos variables que afectan directamente el desprendible de cualquier restaurante que opere en horario nocturno o los domingos:
Cambio 1 — Recargo nocturno desde las 7pm, vigente desde el 25 de diciembre de 2025
Antes de la reforma, el período nocturno en Colombia empezaba a las 10pm. La nueva ley lo adelantó a las 7pm. Para un restaurante con servicio de cena de 7pm a 11pm, las cuatro horas del turno generan recargo del 35% completo. Antes, solo la última hora lo hacía. El impacto concreto: con cinco meseros a salario mínimo en turno de cena, el cambio puede representar entre $250.000 y $550.000 adicionales en nómina por mes.
Cambio 2 — Tabla progresiva de dominicales y festivos
| Período | Recargo dominical y festivo |
|---|---|
| Hasta 30 junio 2026 | 80% sobre el valor de la hora ordinaria |
| 1 julio 2026 – 30 junio 2027 | 90% |
| Desde 1 julio 2027 | 100% |
Tu desprendible debe reflejar la tasa vigente en el período que está liquidando. Un desprendible de marzo 2026 usa 80%; uno de agosto 2026 debe usar 90%.
Miguel Torres administra un restaurante en Cali con servicio completo los domingos. Con cuatro meseros a salario mínimo y turnos de domingo de 8 horas, el paso del 75% (tasa anterior) al 80% que entró con la reforma le representó aproximadamente $280.000 adicionales en nómina mensual. “Me di cuenta del cambio cuando empecé a ver diferencias en el cálculo del software. Nadie me había avisado que la tabla ya había cambiado,” dijo. El de julio de 2026, cuando suba a 90%, va a ser otro ajuste del mismo tamaño.
Cuándo y cómo entregar el desprendible a tus empleados
No existe una norma que fije un plazo específico para entregar el desprendible. La práctica que los inspectores de trabajo esperan ver —y la que mejor te protege— es entregarlo junto con el pago o en los días inmediatamente siguientes al cierre de cada período.
Frecuencia de pago y desprendible:
- Nómina mensual: un desprendible por mes
- Nómina quincenal: dos desprendibles por mes, uno por cada período
- Para novedades fuera del ciclo regular (horas extras de un evento, incapacidad): se pueden consolidar en el desprendible del período siguiente
Formatos válidos:
El desprendible puede entregarse en papel impreso o en formato digital. El formato digital tiene la misma validez probatoria siempre que el trabajador tenga acceso real a él. Las prácticas recomendadas para entrega digital:
- Correo electrónico con acuse de recibo
- Portal del empleado en software de nómina
- Mensaje de WhatsApp (guarda el hilo como evidencia de entrega)
Lo que importa no es el formato sino la trazabilidad: que puedas demostrar, ante una inspección, que el empleado recibió el documento.
¿Qué pasa si no entregas el desprendible?
El empleado puede solicitar el desprendible por escrito al empleador —esto crea un registro—, y si no recibe respuesta, puede presentar una denuncia ante la Inspección de Trabajo del Ministerio del Trabajo. El inspector puede citar al empleador y, si encuentra violaciones al CST en el proceso, aplicar sanciones de 1 a 5.000 SMLMV según el Artículo 486 del CST (Ley 1610 de 2013).
La sanción directa por incumplir el Artículo 32 de la Ley 1393/2010 —no informar sobre cotizaciones— es de hasta 5 SMLMV. Pero la inspección que se inicia por esa causa puede descubrir otras irregularidades. Un restaurante que no lleva desprendibles probablemente tampoco lleva bien el registro de horas extras, dominicales ni recargos.
Preguntas frecuentes sobre el desprendible de nómina en restaurantes
¿Es obligatorio entregar el desprendible de nómina en Colombia?
No existe una norma que lo exija de forma explícita. Pero la Ley 1393 de 2010, Artículo 32, obliga al empleador a informar al trabajador sobre las cotizaciones pagadas a seguridad social. No cumplir esa obligación expone al empleador a sanciones de hasta 5 SMLMV ($8.754.525 en 2026) y a conflictos probatorios ante el Ministerio del Trabajo si el trabajador reclama.
¿Las propinas deben aparecer en el desprendible de un restaurante?
Sí, pero en línea separada y con la nota “no constitutivo de salario — Ley 1935/2018”. Las propinas no forman parte del IBC ni generan base para seguridad social ni prestaciones. Incluirlas como parte del salario es un error que infla cotizaciones y puede generar reclamaciones del trabajador a la hora de calcular cesantías o primas.
¿Cuál es la diferencia entre el desprendible de nómina y la nómina electrónica de la DIAN?
Son documentos distintos para propósitos distintos. La nómina electrónica es un documento tributario que el empleador transmite a la DIAN (Resolución 000013 de 2021) para soportar deducciones fiscales sobre pagos laborales. El desprendible es el comprobante que recibe el trabajador. Uno no reemplaza al otro.
¿Cuántas horas genera recargo nocturno en el turno de cena de un restaurante en 2026?
Desde el 25 de diciembre de 2025 (Ley 2466 de 2025), el período nocturno empieza a las 7pm. Un turno de cena de 7pm a 11pm genera recargo del 35% en todas sus cuatro horas. Si ese turno es en domingo o festivo, las horas acumulan recargo dominical (80%) más recargo nocturno (35%), resultando en una tasa combinada del 115% sobre el valor de la hora ordinaria.
¿Cómo se calcula el auxilio de transporte en el desprendible de 2026?
El auxilio de transporte es $249.095 para 2026 (Decreto 1469 de 2025). Solo aplica para trabajadores cuyo salario sea inferior a dos SMLMV ($3.501.810). No entra en el IBC para cotizaciones a seguridad social ni para el cálculo de prestaciones basadas en el IBC.
¿Qué pasa si en el desprendible aparece un descuento que el trabajador no autorizó?
Es ilegal. El Artículo 59 del CST prohíbe al empleador deducir, retener o compensar sumas del salario sin autorización escrita previa del trabajador para cada caso, o sin mandamiento judicial. Descuentos por uniformes, daños a equipos o tardanzas sin autorización escrita son violaciones al CST. El trabajador puede exigir la devolución y reportar ante el inspector de trabajo.
¿Puede un restaurante entregar el desprendible en formato digital?
Sí. El formato digital tiene la misma validez probatoria que el papel, siempre que el trabajador tenga acceso efectivo al documento y exista evidencia de la entrega (correo con acuse de recibo, portal del empleado, o mensaje con confirmación de lectura). Lo que importa es la trazabilidad — que puedas demostrar que el empleado lo recibió.
Conclusión
Un desprendible de nómina bien hecho no es un trámite administrativo. Es el documento que prueba que pagaste bien, que calculaste los recargos correctamente, que trataste las propinas como lo que son por ley —un ingreso separado del salario— y que tienes respaldo ante cualquier inspección.
Para un restaurante en Colombia en 2026, la complejidad del desprendible es real: recargo nocturno desde las 7pm, dominicales al 80% con subida programada a 90% en julio, propinas bajo la Ley 1935/2018, y un salario mínimo de $1.750.905 que cambió todos los cálculos base desde enero. Ninguno de estos elementos es opcional en la liquidación — todos deben aparecer reflejados con la tasa correcta del período.
Si quieres entender cómo se construye la nómina completa de tu restaurante antes de armar el desprendible —incluyendo carga prestacional, aportes del empleador y fórmulas de seguridad social— el punto de partida es nuestra guía sobre cómo calcular la nómina de un restaurante en Colombia. Y si estás calculando cuánto le cuesta la prima de junio o la de diciembre a tu equipo, el artículo sobre prima de servicios para restaurantes en Colombia tiene las fórmulas exactas para cada tipo de contrato.
Administrar bien la nómina de un restaurante no requiere ser abogado laboral. Requiere tener los datos correctos, actualizados, y un sistema que los aplique sin errores en cada período.