TL;DR
- Un empleado en SMLV 2026 ($1.750.905) le cuesta al empleador $2.853.634/mes real — un 61% más que el salario que recibe en mano, con ARL Clase III para restaurantes (CIIU 5611)
- La reforma laboral 2025 genera tres golpes simultáneos: recargo nocturno desde las 7pm, dominical al 80% (90% desde julio 2026) y jornada de 42 horas desde julio 15 de 2026
- El “10% de servicio obligatorio” que cobras en la cuenta sí es salario bajo el CST Art. 128 — y si no lo has incluido en la base de liquidación, tienes pasivos laborales ocultos
- Las cesantías deben consignarse antes del 14 de febrero — no el 28, no “a principios de mes” — bajo pena de intereses y multas de la UGPP
- Un restaurante con 3 empleados en SMLV tiene $8.560.902/mes en costo laboral real — no los $5.252.715 que sugiere la suma de salarios nominales
La pregunta que nadie responde con números reales
Rodrigo tiene un restaurante de menú del día en Armenia con cuatro personas en el equipo. Cuando abrió en 2024, presupuestó $8 millones al mes en nómina — cuatro empleados a salario mínimo más el auxilio de transporte: $6.494.000 en números redondos. En enero de 2026, cuando llegó la factura del PILA y la liquidación del contador, el total real fue $11.414.536. Sin nuevos empleados. Sin aumentos discrecionales. Solo el costo real de lo que siempre debió haber pagado, ahora con el SMLV al 23,7% más.
La nómina de un restaurante es diferente a la de otras empresas por tres razones que ningún artículo de internet explica juntas: primero, los restaurantes operan bajo la Clase III de riesgo ARL (la de “riesgo medio”), no la Clase I que usan casi todos los ejemplos online; segundo, el negocio está estructuralmente expuesto a dominicales y nocturnos — que la reforma laboral acaba de encarecer; y tercero, las propinas tienen un tratamiento legal que puede convertirse en pasivo laboral sin que el dueño lo sepa.
Esta guía tiene un único propósito: que conozcas el número real que te cuesta cada empleado en tu restaurante en Colombia en 2026, con el desglose correcto y sin atajos.
Lo que cubre esta guía:
- Los parámetros base 2026: SMLV, auxilio de transporte y tabla de porcentajes oficiales
- El costo real por cargo (cajero, mesero, cocinero, domiciliario) con la ARL correcta
- El impacto del triple golpe de la reforma laboral en tu operación
- El problema legal de las propinas y el “10% de servicio”
- El calendario de obligaciones que no puede saltarse: febrero, junio, diciembre
¿Qué es la nómina de un restaurante y por qué no es una sola cifra?
La nómina de un restaurante es el registro de todos los pagos que el empleador debe hacerle a cada trabajador: salario base, auxilio de transporte, recargos nocturnos y dominicales, horas extras, más las prestaciones sociales y aportes parafiscales obligatorios por ley. No es solo el salario que recibe el empleado — es la suma total que el empleador debe pagar directamente, provisionar mensualmente y transferir a fondos externos antes de las fechas límite.
La razón por la que no existe “una sola cifra” es la multiplicidad de variables que cambian por cargo, por tipo de contrato y por los días que el empleado trabaja:
- El cocinero y el domiciliario en moto están en clases de riesgo ARL diferentes — el cocinero en Clase III (riesgo medio por cuchillos, quemaduras, caldos calientes), el domiciliario en Clase IV o V (riesgo alto por exposición vial). Cada clase tiene una tarifa distinta.
- Un mesero que trabaja el domingo tiene recargo obligatorio del 80% sobre cada hora trabajada ese día — que sube al 90% desde julio 2026 y al 100% desde julio 2027.
- El mismo mesero, si termina su turno a las 10pm, genera recargo nocturno (35% extra) sobre las tres horas trabajadas entre las 7pm y las 10pm — desde el 25 de diciembre de 2025.
Nadie puede “calcular la nómina de un restaurante” con una fórmula única. Pero sí se puede llegar a un rango real y a fichas de costo por cargo que permitan presupuestar con precisión.
Parámetros base 2026: los números que van en todo cálculo
El Decreto 0159 del 19 de febrero de 2026 fijó el salario mínimo y el auxilio de transporte vigentes. Son los únicos números que debes usar en cualquier cálculo de nómina este año:
| Concepto | Valor 2026 | Valor 2025 | Variación |
|---|---|---|---|
| Salario Mínimo Legal Vigente (SMLV) | $1.750.905 | $1.423.500 | +23,7% |
| Auxilio de transporte | $249.095 | $200.000 | +24,5% |
| Total en mano empleado | $2.000.000 | $1.623.500 | +23,2% |
El auxilio de transporte se paga a todos los empleados que ganen hasta dos SMLV ($3.501.810 en 2026) y que vivan a más de 1 km del lugar de trabajo — en la práctica, casi todos los empleados de restaurante lo reciben.
Tabla de porcentajes oficiales 2026 (sobre el salario base — sin incluir auxilio de transporte):
| Concepto | % | Paga | Base de cálculo |
|---|---|---|---|
| Salud EPS — empleador | 8,5% | Empleador | Salario |
| Salud EPS — empleado | 4,0% | Empleado (descuento) | Salario |
| Pensión AFP — empleador | 12,0% | Empleador | Salario |
| Pensión AFP — empleado | 4,0% | Empleado (descuento) | Salario |
| ARL Clase III (restaurantes CIIU 5611) | 2,436% | Empleador | Salario |
| Caja de Compensación Familiar | 4,0% | Empleador | Salario |
| SENA* | 2,0% | Empleador | Salario |
| ICBF* | 3,0% | Empleador | Salario |
| Cesantías | 8,33% | Empleador (provisión) | Salario + transporte |
| Prima de servicios | 8,33% | Empleador (provisión) | Salario + transporte |
| Intereses sobre cesantías | 1,0% | Empleador | Saldo cesantías |
| Vacaciones | 4,17% | Empleador (provisión) | Salario (no incluye transporte) |
*Los aportes a SENA e ICBF aplican a empleadores persona natural o a sociedades cuyos trabajadores devenguen 10 o más SMLV. La mayoría de restaurantes con trabajadores en SMLV tienen exoneración — pero verifica con tu contador: si eres persona natural, pagas los nueve puntos sin excepción.
El costo real por cargo: cuatro fichas de costo para tu restaurante
Aquí está el número que ningún artículo de internet construye para restaurantes: el costo real mensual por cargo, con la clase ARL correcta para cada rol. Los datos corresponden al SMLV 2026 con empleador societario (exonerado de SENA e ICBF):
| Cargo | Clase ARL | Tarifa ARL | Costo mensual empleador |
|---|---|---|---|
| Cajero / Administrador | Clase I (mínimo) | 0,522% | $2.820.151 |
| Mesero / Barista / Bartender | Clase II (bajo) | 1,044% | $2.829.289 |
| Cocinero / Auxiliar de cocina | Clase III (medio) | 2,436% | $2.853.634 |
| Domiciliario en moto | Clase IV (alto) | 4,350% | $2.886.937 |
Nota crítica sobre la Clase ARL para restaurantes: El CIIU 5611 (expendio de alimentos a la mesa) está clasificado en Clase III según el Decreto 768 de 2022. Casi todos los artículos online — y algunos contadores — calculan usando Clase I (0,522%) porque es el mínimo legal, pero aplicarlo a un cocinero es incorrecto y genera descubierto ante la ARL. Un restaurante con 5 empleados que usa Clase I en lugar de Clase III paga $213.110 menos por mes de lo que debe — acumulando un pasivo que la UGPP puede reclamar retroactivamente.
¿Cuánto cuesta un equipo de 3 personas en SMLV 2026?
Un restaurante típico de menú ejecutivo: 1 cocinero (Clase III) + 1 mesero (Clase II) + 1 cajero (Clase I):
- $2.853.634 + $2.829.289 + $2.820.151 = $8.503.074/mes en costo laboral real
Ese es el número que debe entrar en tu columna de costos fijos al calcular el punto de equilibrio de tu restaurante.
El triple golpe de la reforma laboral 2025-2026 en tu restaurante
La reforma laboral colombiana aplicó tres cambios entre 2025 y 2026. Para la mayoría de sectores, el impacto fue moderado. Para los restaurantes — que trabajan noches y domingos por diseño — el impacto fue estructural.
Golpe 1 — Recargo nocturno desde las 7:00 pm (25 de diciembre de 2025)
La Ley 2466 de 2025 adelantó el inicio de la jornada nocturna de las 9:00 pm a las 7:00 pm. El recargo sigue siendo el 35% sobre el valor de la hora ordinaria — pero ahora aplica a dos horas más de servicio cada noche.
Un mesero que trabaja de 2:00 pm a 10:00 pm antes generaba 1 hora nocturna (9–10pm) y ahora genera 3 horas nocturnas (7–10pm). El costo adicional por empleado por turno:
- Valor hora ordinaria SMLV 2026: $8.755 (salario mensual ÷ 192 horas con 48h semanales)
- Recargo nocturno 35%: $3.064 por hora
- 2 horas nuevas de recargo/turno: $6.128 adicionales por empleado por noche de trabajo
Para un restaurante con 3 empleados trabajando turnos tarde 26 noches al mes: $478.000 adicionales/mes que no existían antes del 25 de diciembre.
Golpe 2 — Recargo dominical al 80% (y subiendo)
| Periodo | Recargo dominical | Fecha |
|---|---|---|
| Hasta jun 2025 | 75% | Anterior |
| Jul 2025 – jun 2026 | 80% | Vigente ahora |
| Jul 2026 – jun 2027 | 90% | Próximo incremento |
| Desde jul 2027 | 100% | Meta final |
Una hora dominical con SMLV 2026 al recargo del 80%: $8.755 × 1,80 = $15.759. La misma hora desde julio 2026 costará $16.536 (90%). El restaurante que antes calculaba el costo del equipo de domingo con el 75% tiene que actualizar ese presupuesto — y luego actualizarlo de nuevo en julio.
La regla de los tres domingos: Cuando un empleado trabaja tres o más domingos en el mes, el recargo en efectivo es obligatorio Y el empleador debe otorgar un día compensatorio de descanso en la semana siguiente. No es opcional. Un restaurante donde el personal trabaja todos los domingos tiene esta obligación semana a semana.
Golpe 3 — Jornada máxima de 42 horas desde el 15 de julio de 2026
La reducción gradual de la jornada laboral (Ley 2101 de 2021) llega a su punto final el 15 de julio de 2026: la jornada máxima semanal pasa de 44 a 42 horas. Cualquier hora adicional es hora extra y paga recargo del 25% (diurna) o 75% (nocturna) sobre el valor ordinario.
Para un cocinero con contrato de 44 horas semanales, las 2 horas adicionales se convierten automáticamente en horas extras diurnas: $8.755 × 1,25 × 2 horas × 4,3 semanas = $94.515 adicionales/mes por persona. Multiplica por el número de empleados de tiempo completo en tu cocina.
Propinas y cargo de servicio: el error de nómina más costoso en restaurantes colombianos
Carolina tiene un restaurante en Usaquén, Bogotá. Desde que abrió en 2022 cobra el 10% de servicio obligatorio en cada cuenta — lo dice la carta, lo muestra el datafono, va en el recibo. Ese 10% lo distribuye cada mes entre meseros y baristas. Todo parecía correcto hasta que en 2025 un empleado que salió presentó una demanda laboral argumentando que ese 10% nunca había sido incluido en la base de liquidación de sus cesantías, prima ni vacaciones. Tenía razón.
El artículo 128 del Código Sustantivo del Trabajo en Colombia distingue dos cosas:
Propinas voluntarias del cliente: No son salario. La Ley 1935 de 2018 obliga al restaurante a distribuirlas íntegramente entre los trabajadores dentro del mes, pero no se incluyen en la base de cálculo de prestaciones ni seguridad social.
Cargo de servicio obligatorio (el “10%” en la carta): Sí es salario. Si el restaurante lo fija, lo cobra de manera uniforme y lo distribuye entre trabajadores de forma regular, la jurisprudencia colombiana — y el CST Art. 128 — lo clasifica como factor salarial. Eso significa que debe entrar en la base de:
- Cesantías (8,33%)
- Prima de servicios (8,33%)
- Vacaciones (4,17%)
- Aportes a salud y pensión
El impacto sobre un mesero que recibe $400.000/mes en distribución del 10%: sus prestaciones se calculan sobre $2.150.905 en lugar de $1.750.905 — una diferencia de $400.000 en base mensual que multiplica por los meses de vinculación cuando se liquida.
Si en tu restaurante cobras el 10% de servicio y llevas más de un año sin incluirlo en la base de liquidación, tienes pasivos laborales retroactivos. Consúltalo con un abogado laboral antes de que un exempleado lo haga por ti.
El calendario que no puedes ignorar: febrero, junio y diciembre
La mayor trampa de la nómina en restaurantes no es calcular mal los porcentajes — es no provisionar y llegar sin plata a los tres meses que duelen.
Paso 1 — Provisiona mensualmente (todos los meses)
Cada mes que un empleado trabaja, reserve en una cuenta separada o en tu plan de cuentas:
| Prestación | % provisión mensual | Sobre |
|---|---|---|
| Cesantías | 8,33% | Salario + transporte |
| Prima | 8,33% | Salario + transporte |
| Vacaciones | 4,17% | Salario |
| Intereses cesantías | 1% aprox. | Saldo cesantías año |
Si no provisiones, esos fondos terminan en el flujo de caja de la operación. Y en febrero llegas al pago de cesantías con las manos vacías.
Paso 2 — Consigna las cesantías antes del 14 de febrero
Las cesantías de todos los empleados activos deben consignarse directamente al fondo de cesantías (no se pagan al empleado en enero ni en diciembre) antes del 14 de febrero de cada año. Pagar después del 14 genera interés moratorio automático del 24% anual y puede generar sanciones de la UGPP.
Para un restaurante con 3 empleados en SMLV: $166.660 × 3 = $499.980 en una sola transferencia en febrero. Si no lo provisionaste mes a mes, ese efectivo tiene que salir de la caja operativa.
Paso 3 — Paga la prima en junio y diciembre
La prima de servicios se paga dos veces al año:
- Antes del 30 de junio: prima del primer semestre (proporcional a los días trabajados de enero a junio)
- Antes del 20 de diciembre: prima del segundo semestre
Para los mismos 3 empleados: $166.660 × 3 = $499.980 en cada pago semestral. Total prima anual: $999.960.
Paso 4 — Liquida seguridad social y parafiscales en los primeros 10 días del mes
Los aportes a EPS, AFP, ARL, Caja de Compensación, SENA e ICBF se pagan mensualmente a través de la PILA (Planilla Integrada de Liquidación de Aportes) en los primeros 10 días del mes siguiente. El pago tardío genera interés moratorio y puede bloquear la afiliación del empleado al sistema.
El arqueo de caja diario y el flujo de efectivo semanal son las herramientas que permiten detectar a tiempo si la caja tendrá suficiente para cubrir estas obligaciones a tiempo.
Lo que pasa cuando un restaurante no nomina a su personal
Mauricio tenía un restaurante de barrio en Itagüí con dos cocineras y un mesero “de confianza” a los que pagaba en efectivo. En 2025, una de las cocineras tuvo un accidente cortándose con un cuchillo de chef. Sin ARL, el costo de la atención médica y la incapacidad salió de la caja del restaurante: $2.800.000 entre urgencias, curación y los días sin trabajar. Cuatro meses después, llegó la visita del Ministerio de Trabajo — inducida por la misma empleada que se había accidentado.
La Resolución 4179 de 2025 institucionalizó las inspecciones sin previo aviso en Colombia. Las consecuencias para empleadores con trabajadores informales:
| Incumplimiento | Sanción |
|---|---|
| No afiliación a seguridad social | Pago retroactivo total + intereses de mora |
| No pago de parafiscales | 5% mensual del monto adeudado (máx 100%); sube a 10%/mes si no corriges tras notificación |
| No registro de trabajadores (UGPP) | 35% del monto inexacto; hasta 500 SMLV ($875.452.500) como sanción máxima |
| Inspección con resultado de cierre | Cierre temporal del establecimiento |
La informalidad laboral en restaurantes colombianos alcanza el 83% (DANE, GEIH 2025). No es una decisión libre de riesgo — es una apuesta cuyo costo de perder puede superar años de ahorro en aportes. El sector perdió 109.000 empleos formales solo en enero de 2026 (DANE via Universidad Javeriana), en parte porque el incremento del SMLV hizo inviable la formalización para muchos establecimientos que ya operaban al límite.
Si el costo laboral formal no cabe en el punto de equilibrio de tu restaurante, la solución no es la informalidad — es revisar la estructura de costos, el ticket promedio y los canales de venta. Para hacer ese cálculo, la guía de cómo calcular el food cost es el punto de partida.
Preguntas frecuentes sobre la nómina en restaurantes colombianos
¿Cuánto cuesta de verdad un empleado con salario mínimo en un restaurante en 2026?
Con el SMLV 2026 ($1.750.905) y ARL Clase III para restaurantes (CIIU 5611), el costo real para el empleador es $2.853.634/mes — incluyendo salud, pensión, ARL, Caja de Compensación, cesantías, prima, intereses y vacaciones. El empleado recibe $2.000.000 en mano (salario + transporte): el empleador paga un 43% más encima de eso.
¿El auxilio de transporte entra en la base de cálculo de las cesantías?
Sí para cesantías y prima de servicios — se calcula el 8,33% sobre salario + transporte. No para vacaciones ni para los aportes a seguridad social (salud, pensión, ARL), que se calculan solo sobre el salario base.
¿Desde qué hora aplica el recargo nocturno en 2026?
Desde las 7:00 pm, no desde las 9:00 pm. El cambio entró en vigencia el 25 de diciembre de 2025 (Ley 2466 de 2025). El recargo es del 35% sobre el valor de la hora ordinaria para cada hora trabajada entre las 7:00 pm y las 6:00 am.
¿Las propinas que pagan los clientes entran en la liquidación del empleado?
Las propinas voluntarias que los clientes dejan por iniciativa propia no son salario (CST Art. 128, Ley 1935/2018) y no entran en la base de liquidación. Pero si el restaurante cobra un porcentaje fijo de servicio en la cuenta y lo distribuye entre trabajadores de forma regular, ese cargo sí es salario y debe incluirse en la base de cesantías, prima y seguridad social.
¿Qué pasa si no consigno las cesantías antes del 14 de febrero?
El fondo de cesantías cobra interés moratorio automático desde el día 15. La UGPP puede sancionarte por inexactitud (35% de la diferencia) o por omisión (5% mensual del monto adeudado, escalable al 10% si no corriges). Pagar las cesantías directamente al trabajador en lugar de al fondo también es ilegal y genera sanciones adicionales.
¿Cuándo cambia la jornada a 42 horas?
El 15 de julio de 2026. Desde esa fecha, cualquier hora trabajada por encima de 42 horas semanales es hora extra y paga recargo del 25% (diurna) o 75% (nocturna). Los contratos que establezcan 44 horas actuales generan automáticamente horas extras para los turnos existentes si no se ajustan antes de esa fecha.
La nómina correcta es la que no te explota en febrero
La nómina de un restaurante colombiano no es complicada si tienes los números correctos. El problema es que casi todos los recursos online usan la Clase I de ARL cuando los restaurantes son Clase III, calculan el dominical al 75% cuando ya es 80%, e ignoran por completo el impacto de las propinas en la base de liquidación.
Con tres empleados en SMLV 2026 y las clases ARL correctas, el costo laboral real supera los $8.500.000 al mes. Eso no es negociable. Lo que sí se puede gestionar es la eficiencia con que se estructura ese costo: cuántos turnos completos vs. parciales, cómo se distribuyen los domingos para minimizar el recargo acumulado, si el tipo de contrato es el correcto para el perfil del cargo.
El primer paso es siempre conocer el número. El segundo es conectarlo con el punto de equilibrio del negocio. Para la gestión completa de costos, personal, cumplimiento DIAN y control diario de caja, la referencia central es la guía de cómo administrar un restaurante en Colombia.