TL;DR — Respuesta en 40 segundos
- Elige WARO si tu dolor es margen y costo fijo: $30.000 COP/mes + FE DIAN ~$200 COP por documento, KDS incluido, inventario por receta y food cost con IA que lee tus facturas de proveedores.
- Elige Alegra POS si necesitas facturación electrónica DIAN ilimitada gratis + certificado digital gratis y valoras PUC/NIIF mapeado + soporte 24/7, y tu operación cabe en 50 mesas/terminal sin food cost IA diario.
- Precios Alegra 2026 verificados: Emprendedor $25.900/mes (tope $10M ingresos, 1 usuario, 1 bodega, sin recetas/KDS), Pyme $79.900, Pro $139.900 (recetas + KDS pantalla/impresora), Plus $199.900 (anual -25%). FE ilimitada gratis + cert digital gratis ($150k/año valor).
- Alegra también es fuerte en facturación y PUC; no es “solo cocina”. La diferencia real es tope de ingresos + funciones de cocina en Pro vs costo plano + KDS/food cost incluidos.
- Si ya usas Alegra y el margen no te cuadra el domingo, haz el test de 20 ventas con tus recetas reales antes de decidir.
Valentina Ríos abrió su café-restaurante de 18 mesas en Chapinero hace 2 años. Vende 90 almuerzos diarios a $22.000 y factura 400 documentos al mes. Empezó con Alegra POS Emprendedor $25.900 y en general está contento: las comandas llegan bien a cocina, el menú QR funciona y el inventario por receta le cuadra. El susto llegó en la renovación: entre el usuario extra para la nueva cajera, una bolsa de 50 facturas porque se pasó de 30, y la hora de soporte para ajustar el costo de lo vendido con Pymes, la mensualidad efectiva subió de $175.990 a más de $310.000 sin contar el IVA del soporte premium que le ofrecieron.
No es un caso de “Alegra es malo”. Es un caso de costo total. Cuando Camilo cotizó WARO para comparar, la cuenta fue otra: $30.000 base + ~$200 por factura DIAN. Para sus 1.000 facturas, eso es ~$230.000 todo incluido, con KDS y food cost con IA ya dentro. No necesitaba cambiar porque Alegra fallara en cocina; necesitaba entender si estaba pagando escalones que no usaba a diario.
Esa es la decisión que resuelve este comparativo. No es logo vs logo. Es tope de ingresos + funciones de cocina por plan + quién te dice el margen hoy.
En este artículo encontrarás:
- Cuándo tiene sentido quedarse en Alegra y cuándo WARO te ahorra costo fijo
- Precios 2026 verificados con topes de ingresos, usuarios, bodegas y FE ilimitada
- Cómo funciona FE DIAN en cada uno: ilimitada gratis vs $200 por documento
- KDS, comandas, mesas y menú QR cara a cara
- Inventario ilimitado tradicional vs food cost con IA que descuenta por receta
- Tabla comparativa y 3 escenarios a 12 meses en COP
- Checklist para migrar desde Alegra sin perder caja ni recetas
Respuesta corta: cuándo elegir WARO y cuándo elegir Alegra
| Situación del restaurante | Mejor punto de partida | Por qué |
|---|---|---|
| Quieres costo fijo bajo y FE barata por documento | WARO | $30.000/mes + ~$200 por FE. Sin bolsas, sin usuario extra, KDS y food cost IA incluidos. |
| Necesitas 2 a 5 cajas, 5+ usuarios, 100+ mesas o 3 sedes | Alegra Restobar / POS Plus | Planes diseñados para multi-caja y multi-sede; POS Plus trae 5 cajas/5 usuarios/200 FE. |
| Tu contador ya opera en Alegra Pymes/ERP y quiere costo de lo vendido automático | Alegra | Integración Restobar → Pymes (marzo 2026: comanda automática + costo de lo vendido). |
| Tu dolor es “vendo, pero no sé cuánto gané hoy” | WARO | IA lee facturas de proveedores y actualiza costo por plato sin Excel. |
| Valoras universidad, comunidad y soporte telefónico histórico | Alegra | Universidad Alegra ilimitada + soporte completo (correo, chat, WhatsApp, teléfono). |
| Quieres domicilios propios sin comisión de marketplace | WARO | Canal propio sin ceder 20-30% a apps. Alegra cobra Rappi opcional $20.990/mes en algunos planes. |
| Facturas 30-2.000 al mes y quieres topes claros | Depende del volumen | Alegra Básico 30 FE / Avanzado 2.000 FE; WARO siempre ~$200 por doc sin tope. |
Regla práctica: si tu pregunta es “¿cuánto me cuesta cada factura extra?”, WARO responde con un número. Si tu pregunta es “¿cuánto me cuesta la segunda caja y el cuarto usuario?”, Alegra responde con escalones que debes cotizar.
Para el panorama completo del mercado, revisa el ranking de mejores software para restaurantes en Colombia y la guía de software para restaurantes en Colombia. Aquí aislamos solo WARO ↔ Alegra.
Precios 2026 cara a cara: lo que realmente pagas
La mensualidad de portada engaña si no cuentas cajas, usuarios y facturas. Alegra publica precios con IVA 0% y vigencia mensual/anual. WARO publica un único plan.
Alegra Restobar 2026 — planes verificados en loggro.com/restobar/planes
| Plan | Mensual | Anual | Cajas | Usuarios | Mesas | FE incluidas | Zonas de comandas |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Básico | $120.990 | $1.451.880 | 1 | 3 | 15 | 30 | 1 |
| Estándar | $175.990 | $2.111.880 | 2 | Ilimitados* | 50 | por definir | 3 |
| Avanzado / Premium | $219.990 | $2.639.880 | 5 | Ilimitados | 200 | según integración | Ilimitado |
| POS Plus (POS + financiero) | $292.990 | $3.515.880 | 5 | 5 | — | 200 | — |
* Alegra muestra en Básico/Estándar/Avanzado inventario y POS ilimitado con matices por plan. Verifica siempre el detalle del plan contratado.
POS Pymes relacionados (si facturas fuera de Restobar): POS Tienda $54.990/mes (350 FE), POS Avanzado $96.990/mes (2.000 FE). Útiles si comparas solo facturación sin operación de sala.
Extras Alegra que cambian el costo total
- Bolsa 50 facturas electrónicas: $92.400 (aplica a todos los planes cuando superas el tope)
- Usuario adicional: $18.990/mes cada uno
- Caja adicional: $18.990/mes (según sección complementos)
- Mesa adicional: $4.990/mes / Zona de comanda adicional $8.99 USD/mes (en planes internacionales)
- Soporte premium: $218.000 + IVA / mes (ejecutivo asignado)
- Soporte/implantación por hora: $115.000 + IVA
- Certificado digital Alegra: $120.990/año / propio $271.990/año
- Rappi integración: desde $20.990/mes + 5 horas de implementación $681.990 (según plan, en Estándar es opcional)
- API: $36.990/mes
WARO 2026 — estructura plana
- $30.000 COP/mes (plan base operativo)
- FE DIAN ~$200 COP por documento emitido desde el POS, con INC 8% código tributo 22 en flujo de restaurante
- KDS incluido, inventario por receta, food cost IA incluido, sin cobro por usuario/caja/mesa en el plan base
- Contabilidad con PUC, asientos, balance, P&L generados desde la operación (ventas, gastos, arqueo)
La diferencia no es solo precio. Es modelo: Alegra cobra por capacidad (cajas, usuarios, bolsas). WARO cobra por uso real de documentos.
Facturación electrónica DIAN: $200 por documento vs bolsas y topes
Ambos facturan electrónicamente. La diferencia es cómo pagas cuando vendes más.
WARO: cada factura o documento equivalente POS electrónico validado ante la DIAN cuesta ~$200 COP. Si haces 30 facturas, pagas ~$6.000. Si haces 1.000, pagas ~$200.000. No hay bolsas ni topes. La numeración, CUFE/CUDE, INC 8% y resolución se gestionan desde el mismo POS sin módulo aparte.
Alegra: cada plan incluye un cupo. Básico 30, POS Plus 200, POS Tienda 350, POS Avanzado 2.000. Si te pasas, compras bolsas de 50 facturas por $92.400 (equivale a $1.848 por factura). Para un restaurante que hace 500 facturas/mes en plan Básico, necesitaría 470 facturas extra = 10 bolsas (redondeando) ≈ $924.000 solo en bolsas, además de la mensualidad.
Ese es el punto que muchos descubren tarde: Alegra es competitivo si tu volumen cabe en el cupo del plan. WARO es competitivo si tu volumen es variable o alto y quieres costo lineal.
Para entender el flujo DIAN en restaurantes (DEE POS sin límite 5 UVT, CUFE vs CUDE, modo contingencia), revisa factura electrónica restaurante Colombia y cuánto cuesta facturación electrónica restaurante. La regla de oro es cotizar con tu volumen real de los últimos 90 días, no con el mes más bajo.
Operación en sala y cocina: KDS, comandas, mesas y menú QR
Aquí Alegra brilla y WARO empató rápido. Ambos cubren el flujo mesa → comanda → cocina → caja, pero con matices.
| Criterio | WARO | Alegra Restobar |
|---|---|---|
| KDS / pantalla digital | Incluido en flujo operativo | Pantalla digital de comanda incluida desde Estándar; en Básico es zona única pero con soporte |
| Zonas de comandas | KDS por estación (cocina fría/caliente/barra) sin costo por zona | 1 (Básico), 3 (Estándar), Ilimitadas (Avanzado) |
| Toma de pedidos móvil | Sí (tablet/móvil) | Sí — toma desde el móvil |
| Mesas / meseros / cuentas | Gestión de mesas y comandas por mesa | Sí — 15 (Básico), 50 (Estándar), 200 (Avanzado/Premium) |
| Menú digital QR | Sí | Sí — menú digital y carta por QR, código QR en mesas, pagos por QR |
| Impresión automática | Sí — comanda a cocina/barra | Comanda automática (nov mar 2026) para Windows/Mac, con gestión de pendientes y reimpresión |
| Gestión de gastos / estadísticas | Sí, con food cost IA | Sí — gestión de gastos, estadísticas y reportes, app móvil |
| Integración delivery | Domicilios propios sin comisión | Rappi opcional $20.990/mes; API $36.990/mes |
| Implantación | Acompañamiento WARO | Virtual personalizada + Universidad Alegra ilimitada |
Consejo operativo: si tu hora pico es viernes 19:00-22:00, prueba el KDS con tu carta real. Alegra estrenó comanda automática con pantalla de pendientes y tiempo por comanda; WARO lo resuelve con KDS por estación y token-auth sin login extra. Pide ver tiempo promedio de entrega por estación, no solo “¿tiene KDS?”.
Para el marco de comandas/KDS, revisa software para comandas restaurantes y qué es una comanda.
Inventario, recetas y food cost: ilimitado tradicional vs IA que descuenta
Los dos ofrecen inventario con recetas ILIMITADO. La diferencia es qué pasa después de vender.
Alegra Restobar: maneja recetas, inventarios, múltiples bodegas (1 en Básico, 4 en Avanzado, check en Restobar/POS Plus) y, desde marzo 2026, integración con Alegra Pymes para costo de lo vendido automático. Cada venta en Restobar calcula ingredientes y lo envía a Pymes para contabilización. Es potente si ya usas el ecosistema Alegra ERP. Sin esa integración, el food cost depende de que cargues compras y veas reportes de rentabilidad.
WARO: también descuenta por receta, pero agrega food cost con IA: lee tus facturas de proveedores (foto/PDF), actualiza el costo del insumo y recalcula el plato y el margen del día sin que armes Excel. Si el aguacate sube de $3.200 a $4.100, WARO te lo refleja en la cazuela de ese día, no el domingo.
El test de 20 ventas (hazlo en ambas demos)
- Carga 3–5 recetas reales (no demos genéricas) con gramajes.
- Vende 20 unidades con modificadores (sin cebolla, extra queso).
- Mira si el stock de ingredientes bajó exactamente.
- Cambia el precio de un insumo o sube una factura de proveedor y mira si el costo del plato se actualiza solo.
- Pregunta: “¿esta pantalla me dice cuánto gané hoy o solo cuánto vendí?”
- Pide ver el asiento PUC / reporte financiero ligado a esa venta.
Para el marco operativo detrás del test, revisa inventario restaurante y cómo calcular el food cost.
Mini-patrón anónimo + ejemplo en COP
Un gastrobar en El Poblado con Alegra Estándar no fallaba por facturar: fallaba porque el dueño veía “inventario ok” pero no sabía si su hamburguesa ganaba 32% o 18% después de la subida de queso. Con inventario tradicional sin IA, la alerta llegaba tarde. Con IA que lee facturas, la alerta llega el mismo día.
Ejemplo simple (orden de magnitud):
| Concepto | Cálculo |
|---|---|
| Receta | 180 g mozzarella por pizza |
| Ventas del turno | 20 pizzas → 3,6 kg teóricos |
| Merma no registrada | +400 g |
| Precio insumo | $28.000/kg |
| Fuga visible solo si descuenta por receta | ~$11.200 COP por turno (0,4 kg × $28.000) |
Sin descuento por receta, esos $11.200 se vuelven “el queso se acabó raro”. Con food cost ligado a venta, el hueco aparece hoy.
Tabla comparativa WARO vs Alegra Restobar
Precios y módulos cambian por promoción. Usa esta tabla como mapa de decisión, verifica siempre con el proveedor.
| Criterio | WARO | Alegra Restobar (Básico / Estándar / Avanzado / POS Plus) |
|---|---|---|
| Trabajo principal | Stack ligero: POS + KDS + FE barata + food cost IA + PUC | Suite gastronómica madura: POS + KDS + inventario + FE + opción Pymes/ERP |
| Fortaleza clara | Precio plano, FE $200, IA sobre facturas, sin escalones | Cobertura operativa amplia, trayectoria, integración costo de lo vendido a Pymes |
| Facturación electrónica | ~$200 por doc, sin bolsas ni tope | 30 (Básico) / 200 (POS Plus) / 350-2.000 (POS Tienda/Avanzado); bolsa 50 fact $92.400 |
| Usuarios / cajas / mesas | Incluidos en plan base | Básico 1 caja/3 usuarios/15 mesas; Estándar 2 cajas/50 mesas; Avanzado 5 cajas/200 mesas; extras con costo |
| KDS / comandas | Incluido, por estación | Pantalla digital incluida desde Estándar; zonas 1 / 3 / ilimitadas según plan |
| Inventario / recetas | Ilimitado por receta | Ilimitado por receta en todos los planes |
| Food cost / margen | Producto central con IA | Costo de lo vendido automático vía integración Pymes (mar 2026); reportes de rentabilidad |
| Menú QR | Sí | Sí — menú digital, QR en mesas, pagos QR |
| Domicilios | Propio sin comisión | Rappi opcional $20.990/mes + integración; API opcional |
| Soporte | Multicanal WARO | Completo (correo, chat, WhatsApp, teléfono) + Universidad ilimitada; premium $218k+IVA |
| Precio referencia 2026 | $30.000/mes + $200/doc | Desde $120.990/mes (Básico) hasta $292.990/mes (POS Plus) + bolsas/usuarios/soporte |
| Mejor encaje | Volúmenes variables, foco en margen diario, costo controlado | Operaciones con multi-caja/sede o que ya viven en Alegra Pymes |
Lectura honesta: Alegra gana cuando necesitas capacidad instalada (cajas, mesas, integración contable del ecosistema). WARO gana cuando quieres costo variable lineal y saber el margen sin pagar escalones.
Costo total a 12 meses: 3 escenarios reales en COP
Compara 12 meses del trabajo que sí vas a usar: mensualidad + FE + extras. Todos los valores sin IVA salvo donde se indica +IVA.
Escenario 1 — Restaurante pequeño, 1 caja, 3 usuarios, 80 facturas/mes
| Concepto | WARO | Alegra Básico ($120.990, 30 FE) |
|---|---|---|
| Mensualidad 12 meses | $30.000 × 12 = $360.000 | $120.990 × 12 = $1.451.880 |
| FE 12 meses | 960 fact × $200 = $192.000 | 30 incluidas + 50 extra/mes → 50 fact/mes × 12 = 600 fact extra → 12 bolsas × $92.400 = $1.108.800 |
| Usuario/caja extra | $0 | $0 (cabe en plan) |
| Total año | $552.000 | $2.560.680 |
| Total mes efectivo | ~$46.000 | ~$213.390 |
Escenario 2 — Gastrobar mediano, 2 cajas, 5 usuarios, 500 facturas/mes
| Concepto | WARO | Alegra Estándar ($175.990, cupo a validar) |
|---|---|---|
| Mensualidad 12 meses | $360.000 | $175.990 × 12 = $2.111.880 |
| FE 12 meses | 6.000 fact × $200 = $1.200.000 | Si el cupo efectivo fuera 200 FE (caso POS Plus como referencia): 300 fact extra/mes → 6 bolsas/mes × $92.400 = $554.400/mes → $6.652.800/año en bolsas |
| Usuario extra | $0 | 2 usuarios extra × $18.990 × 12 = $455.760 |
| Total año (estimado) | $1.560.000 | ~$9.220.440 |
| Nota | Costo lineal sin sorpresas | Si no validas el cupo real de FE de tu plan Estándar, el costo se dispara en bolsas. Cotiza FE incluidas exactas. |
Nota: Alegra Estándar no publica FE incluidas en la sección Restobar en la web de planes; algunos comercios operan con bolsas desde la primera factura extra. El cálculo usa 200 FE como referencia conservadora de POS Plus. Pide por escrito “¿cuántas FE incluye mi plan Restobar Estándar?” antes de firmar.
Escenario 3 — Restaurante con 2 sedes / 5 cajas, 1.200 facturas/mes
| Concepto | WARO (1 cuenta operativa, FE por doc) | Alegra POS Plus ($292.990, 5 cajas/5 usuarios/200 FE) |
|---|---|---|
| Mensualidad 12 meses | $360.000 (si necesitas 2 cuentas WARO, x2) | $292.990 × 12 = $3.515.880 |
| FE 12 meses | 14.400 fact × $200 = $2.880.000 | 200 incluidas + 1.000 extra/mes → 20 bolsas/mes × $92.400 = $1.848.000/mes → $22.176.000/año |
| Sedes | WARO por sede según necesidad | POS Plus incluye 3 establecimientos; Alegra cubre multibodega nativo |
| Soporte premium | Incluido WARO | Si contratas premium: +$218.000+IVA ×12 = $2.616.000+IVA |
Conclusión de escenarios: WARO es imbatible en costo por documento y en operaciones de 1–2 cajas. Alegra se justifica cuando el valor es multi-sede, multibodega y ecosistema Pymes/ERP más que ahorro por factura. Si tu volumen supera 300 facturas/mes, exige cotización con bolsas incluidas en la propuesta Alegra.
Checklist para migrar desde Alegra sin perder control
Migrar no es “odiar” Alegra. Es un corte limpio con inventario contado.
Antes de migrar
- [ ] Lista de platos + recetas con gramajes reales (no estimados)
- [ ] Inventario inicial contado a mano (cava, bodega, barra)
- [ ] Mapa de mesas, zonas de comandas y estaciones de cocina (fría, caliente, barra)
- [ ] Métodos de pago, propinas y reglas de INC 8% (código tributo 22 XML DIAN)
- [ ] Exporta de Alegra: productos, recetas, clientes, reportes de FE y costo de lo vendido
- [ ] Define con tu contador: ¿Pymes se mantiene temporal o migras PUC completo a WARO?
Durante la migración (7–14 días típicos en independientes)
- [ ] Carga recetas antes del día 1 de venta real
- [ ] Entrena 1 cajero + 1 cocina con servicio simulado (hora pico ficticia)
- [ ] Corre el test de 20 ventas y verifica descuento por receta + CUFE
- [ ] Cierra un turno completo: apertura → precuentas → caja → reportes → asiento PUC
- [ ] Prueba KDS por estación y menú QR en mesa real
- [ ] Valida una factura electrónica de punta a punta (XML, PDF, DIAN)
Después
- [ ] Compara food cost semana 1 vs “lo que creías” (WARO IA vs tu Excel)
- [ ] Apaga módulos duplicados que generen doble digitación (Restobar + Pymes si no los necesitas)
- [ ] Documenta 5 excepciones reales: cortesías, merma, combos, Rappi vs propio
- [ ] Agéndate revisión de costo total mes 1, mes 3 y renovación anual (bolsas, usuarios, soporte)
Si tu operación depende de 3+ bodegas o centros de costo, Alegra POS Plus tiene profundidad financiera nativa que WARO resuelve con PUC operativo más simple. Evalúa con tu contador si esa profundidad es requisito o “nice to have”.
Preguntas frecuentes
¿WARO es más barato que Alegra siempre?
No siempre. Para 1 caja y pocas facturas, WARO suele ser más barato por FE a $200 vs bolsas de $1.848 por factura. Para multi-caja/multi-sede con necesidad de bodegas y contabilidad avanzada, Alegra POS Plus puede compensar aunque la FE sea más cara, por integración y reportes financieros.
¿Alegra tiene KDS y comandas como WARO?
Sí, y es uno de sus puntos fuertes. Alegra ofrece pantalla digital de comanda y zonas de comandas (1 en Básico, 3 en Estándar, ilimitadas en Avanzado), toma móvil, menú QR y comanda automática desde marzo 2026. WARO incluye KDS sin costo por zona.
¿Qué pasa si me paso de las 30 facturas del plan Básico de Alegra?
Compras bolsas de 50 facturas por $92.400 cada una. Tres bolsas al mes ya son $277.200 extra. Si facturas 500 al mes, necesitarías ~10 bolsas. Por eso el costo total depende más de tu volumen que de la mensualidad base.
¿WARO tiene inventario por receta y food cost real?
Sí. Inventario por receta con descuento automático por venta y food cost con IA que lee facturas de proveedores. Alegra también tiene inventario ilimitado por receta y costo de lo vendido automático si integras con Alegra Pymes/ERP.
¿Cuál conviene si ya uso Alegra Pymes para contabilidad?
Si tu contador vive en Pymes y el costo de lo vendido automático te ahorra horas, quedarte en Alegra Restobar + Pymes puede tener sentido. Si tu dolor es margen diario y FE barata, migra operación a WARO y evalúa fase dual corta de contabilidad.
¿Y el soporte?
Alegra ofrece soporte completo multicanal y Universidad ilimitada; el premium con ejecutivo asignado cuesta $218.000+IVA/mes y la hora suelta $115.000+IVA. WARO incluye acompañamiento operativo sin escalones por usuario/caja.
¿Puedo usar los dos?
Sí, en transición. El error caro es pagar doble facturación (dos FE) o doble inventario. Si haces fase dual, deja una sola fuente de verdad para stock y FE.
Decisión práctica: tu próximo paso en 30 minutos
- Saca tu volumen real: cuántas facturas hiciste los últimos 90 días, cuántas cajas y usuarios usas en pico. No cotices con el mes más bajo.
- Pide cotización cerrada a Alegra con esta frase: “Quiero por escrito FE incluidas, costo de bolsa 50, usuarios y cajas extra, y si Rappi/API/Soporte premium entran”. Compara contra WARO $30.000 + $200 por doc.
- Haz el test de 20 ventas en ambas demos con tus recetas y una factura de proveedor real. El que te diga el margen hoy —no el domingo— gana.
- Agenda demo WARO con KDS + factura DIAN + asiento PUC en la misma sesión y lleva a tu contador. Si necesitas multi-bodega profunda o 3 sedes, pide demo Alegra POS Plus con integración Pymes y compara costo total a 12 meses.
La comparación justa no elige el logo más conocido. Elige la estructura que te deja vender, facturar barato y ver el margen hoy sin pagar escalones que no usas.
Si quieres el mapa del mercado antes de decidir, vuelve al ranking de mejores software para restaurantes en Colombia o a la guía base de software para restaurantes en Colombia. Para el detalle de costos y mermas, sigue con inventario restaurante y cómo calcular el food cost.