Liquidación de Nómina en Restaurantes: guía paso a paso con ejemplos en COP 2026

TL;DR — Lo que necesitas saber antes de leer:

• La liquidación de nómina es el cálculo periódico (mensual o quincenal) del devengado, deducciones y provisiones de cada empleado activo — diferente a la liquidación de contrato, que solo ocurre cuando el vínculo laboral termina
• El costo real de un empleado de restaurante con SMLMV 2026 ($1,750,905) supera los $2,82 millones al mes cuando se suman ARL Clase III (2,436%), parafiscales y prestaciones — no los $2,1 millones que calcula el Excel descargado de Siigo
• Desde el 25 de diciembre de 2025, el recargo nocturno aplica desde las 7 p.m. (antes 9 p.m.) — un mesero con turno de 6 p.m.–11 p.m. ya genera cuatro horas de recargo, no dos
• Las propinas no son salario (CST Art. 131) y no entran al IBC, pero deben reportarse separadas en la nómina electrónica o la DIAN las puede tratar como ingreso del restaurante
• La nómina electrónica es obligatoria desde el primer empleado con contrato laboral para quienes declaran renta — el plazo es los 10 primeros días hábiles del mes siguiente

Contratar personal es el momento en que un restaurante deja de ser un negocio de comida y se convierte en algo más complejo: una empresa con obligaciones legales que se actualizan cada año. La nómina de un mesero no es solo el salario que acordaron — son recargos nocturnos, dominicales, propinas, seguridad social, parafiscales y, desde diciembre pasado, dos horas más de recargo nocturno que quizás todavía no tienes en tu Excel.

El problema no es que la liquidación de nómina sea imposible. Es que la mayoría de guías disponibles en internet usan ejemplos de empleados de oficina, con ARL Clase I (0,522%) y sin propinas, sin domingos y sin turnos de noche. Los porcentajes están mal para un restaurante desde la primera línea.

Esta guía te enseña cómo liquidar correctamente la nómina de tus empleados en Colombia en 2026, con los cambios de la Ley 2466 ya incorporados y ejemplos reales en pesos colombianos para los cargos que más contratas: mesero, cocinero y auxiliar.

Verás cómo se estructura el devengado, cuánto cuesta realmente un empleado con salario mínimo, cómo se reportan las propinas a la DIAN, cuál es la diferencia entre liquidar la nómina mensual y liquidar el contrato cuando alguien se va, y cuáles son los seis errores que generan la mayoría de demandas laborales en la industria.

Qué es la liquidación de nómina (y en qué se diferencia de la liquidación de contrato)

La liquidación de nómina es el proceso periódico — semanal, quincenal o mensual — mediante el cual el empleador calcula todo lo que debe pagarle a cada trabajador activo: su salario base más los recargos del período, menos las deducciones de ley, más las provisiones de prestaciones sociales. El resultado final es el neto a pagar que recibe el empleado ese período.

La liquidación de contrato, en cambio, ocurre una sola vez: cuando termina el vínculo laboral, ya sea por renuncia, despido, vencimiento del plazo o mutuo acuerdo. Incluye los saldos pendientes de cesantías, intereses sobre cesantías, prima proporcional, vacaciones no disfrutadas, y si el despido fue sin justa causa, la indemnización correspondiente.

Muchos dueños de restaurante confunden las dos. Cuando un mesero renuncia después de cuatro meses, el empleador a veces cree que solo debe “liquidarle” el último quincenario. En realidad, debe hacer dos cosas distintas al mismo tiempo: pagar la nómina del período vigente y calcular la liquidación de contrato con todos los saldos proporcionales de prestaciones.

¿Con qué periodicidad puedo pagar? El CST Art. 134 establece que el período máximo es un mes para asalariados ordinarios. No hay mínimo legal: puedes pagar semanal, quincenal o mensual. Cambiar la frecuencia de pago requiere acuerdo escrito con el empleado — no es una decisión unilateral del empleador.

Los tres bloques de la nómina de un empleado de restaurante

Toda nómina — de cocinero, mesero, auxiliar o cajero — se estructura en tres bloques. Entenderlos es el paso previo a cualquier cálculo.

Bloque 1 — DEVENGADO: todo lo que gana el empleado antes de descuentos

• Salario base (mínimo $1,750,905 en 2026 — Decreto 1469/2025)
• Auxilio de transporte ($249,095 si devenga hasta dos SMLMV)
• Recargo nocturno: 35% sobre la hora ordinaria desde las 7 p.m.
• Recargo dominical y festivo: 80% ene–jun 2026 / 90% desde jul 15 de 2026
• Horas extra diurnas (25% adicional) o nocturnas (75% adicional)
• Propinas: aparecen como línea separada, pero no son salario (CST Art. 131)

Bloque 2 — DEDUCCIONES: lo que se descuenta del devengado a cargo del trabajador

Las únicas deducciones obligatorias por ley son dos, ambas sobre el IBC (Ingreso Base de Cotización = salario + recargos, sin AT ni propinas):

• Salud empleado: 4% del IBC
• Pensión empleado: 4% del IBC

El Fondo de Solidaridad Pensional solo aplica si el empleado devenga cuatro o más SMLMV — raro en restaurantes con nómina mínima.

Bloque 3 — PROVISIONES: lo que el empleador aparta cada mes (no se descuenta del empleado)

El IBC nunca incluye el auxilio de transporte ni las propinas — solo el salario base más los recargos generados en el período.

Recargo nocturno y dominical 2026: los dos cambios que más cuestan en restaurantes

El recargo nocturno en Colombia en 2026 equivale al 35% del valor de la hora ordinaria y aplica desde las 7:00 p.m. hasta las 6:00 a.m., dos horas antes que en años anteriores. Para los restaurantes, esto significa que cualquier mesero, cocinero o bartender que trabaje a partir de las 7 p.m. genera un costo adicional que el empleador debe registrar en la nómina del período.

La Ley 2466 de 2025, vigente desde el 25 de diciembre de 2025, adelantó el inicio de la jornada nocturna de las 9 p.m. a las 7 p.m. El porcentaje no cambió — sigue en 35% — pero las horas que lo activan son ahora el doble para un restaurante con servicio de cenas.

Impacto real en un turno de cenas (6 p.m.–11 p.m.):

La diferencia: $1,334,944 adicionales al mes sin contratar a nadie nuevo ni subir salarios. Solo por no actualizar el sistema de nómina.

Camilo Torres lleva cinco años como jefe de cocina en un restaurante de cocina de autor en el Eje Cafetero. Su turno corre de martes a domingo, 2 p.m.–11 p.m. Mario Vargas, el dueño, actualizó el software de nómina en enero de 2026 usando como referencia un artículo que aún no había incorporado la Ley 2466 — el sistema seguía usando las 9 p.m. como inicio de jornada nocturna. En marzo, un inspector del Ministerio del Trabajo revisó los registros y determinó que desde el 25 de diciembre de 2025, Camilo y sus cuatro cocineros tenían derecho a dos horas nocturnas adicionales por turno. La deuda retroactiva por los tres meses: 5 empleados × 26 turnos × 2 horas × $3,209 = $834,340. Con intereses de mora y la sanción de inspección, Mario terminó pagando más de $1,1 millones para cerrar el expediente. Todo por no actualizar la hora en el sistema.

Recargo dominical y festivo — escala progresiva 2026–2027:

Error frecuente en artículos y en muchos contadores: aplican el 100% a partir de julio de 2026. Es incorrecto — el 100% llega en julio de 2027. En julio de 2026 el recargo correcto es el 90%.

Cuando el domingo coincide con turno nocturno — la realidad de cualquier restaurante con servicio de cenas — los recargos se suman sobre la misma hora ordinaria base, no se multiplican entre sí:

Hora dominical nocturna = hora ordinaria × (1 + 80% dominical + 35% nocturno) = hora ordinaria × 2,15

Con SMLMV 2026 y divisor 191h: $9,168 × 2,15 = $19,711 por hora dominical nocturna.

Cómo liquidar la nómina de un empleado de restaurante: ejemplo completo paso a paso

Perfil del ejemplo: Miguel Torres, cocinero de línea, Medellín. Contrato a término indefinido. Salario: SMLMV $1,750,905. Turno fijo: lunes a sábado, 2 p.m.–10 p.m. Descanso dominical. Período: mayo 2026 (26 días hábiles).

Paso 1 — Calcular la hora ordinaria (~1 minuto)

Con jornada de 44 h/semana vigente hasta el 14 de julio de 2026, el divisor mensual es 191 horas:

Hora ordinaria = $1,750,905 ÷ 191 h = $9,168/hora

Desde el 15 de julio de 2026, la jornada pasa a 42 h/semana y el divisor cae a 182 h/mes. La hora ordinaria sube a $9,621 — y con ella el valor de cada recargo y hora extra.

Paso 2 — Calcular recargos nocturnos (~3 minutos)

Miguel trabaja hasta las 10 p.m. Desde las 7 p.m., cada hora genera el 35% de recargo.

• Horas con recargo por turno: 3 horas (7 p.m.–10 p.m.)
• Turnos en mayo: 26
• Total horas nocturnas: 78 horas

Recargo nocturno = 78 h × $9,168 × 35% = $250,018

Paso 3 — Calcular el devengado total (~5 minutos)

Las propinas, si las hay, aparecen como línea separada — no suman al IBC.

Paso 4 — Calcular el IBC y las deducciones del empleado (~3 minutos)

IBC = salario base + recargos (sin AT ni propinas): IBC = $1,750,905 + $250,018 = $2,000,923

Paso 5 — Calcular el neto a pagar (~1 minuto)

Neto = $2,250,018 – $160,074 = $2,089,944

Este es el valor que Miguel recibe en su cuenta o en efectivo.

Paso 6 — Calcular las provisiones del empleador (~10 minutos)

Estas no se descuentan de Miguel — las paga el restaurante adicionalmente:

Costo total mensual de Miguel para el restaurante:

Sin los recargos nocturnos (solo SMLMV con AT, sin turnos de noche), el costo total sería aproximadamente $2,820,000. Los turnos de cocina nocturnos de Miguel añaden $532,622 mensuales — sin que el dueño lo haya modelado en su punto de equilibrio.

Propinas: cómo incluirlas en la nómina sin problemas con la DIAN

Las propinas no son salario (CST Art. 131 y Ley 1935 de 2018). No entran al IBC, no se usan para calcular seguridad social ni prestaciones, y no pueden usarse para completar el salario mínimo. El empleador debe pagar $1,750,905 de base independientemente de cuántas propinas reciba el trabajador en el turno.

Esto no significa que sean invisibles. La ley establece cuatro obligaciones concretas:

1. Distribuirlas dentro de los 30 días siguientes al período en que se recibieron — entre todo el personal de servicio (meseros, cocineros, auxiliares) según la política interna documentada
2. Registrar la distribución — con recibo firmado por cada empleado; sin ese registro, un exempleado puede alegar distribución arbitraria en una demanda
3. Reportarlas en la nómina electrónica como “otros pagos no constitutivos de salario” — aplica cuando entran digitalmente al POS del restaurante
4. No retenerlas bajo ningún motivo — ni por renuncia anticipada, ni como sanción, ni por daños en el turno (ilegal bajo Ley 1935/2018)

Daniela Forero tiene cuatro meseras en su restaurante de cocina rápida en Pereira. Con el crecimiento de los pagos digitales — Rappi, datáfonos — las propinas del mes sumaban cerca de $1,2 millones y Daniela las registraba como ingreso del restaurante en contabilidad, repartiéndolas en efectivo al cierre de la semana. En octubre de 2025, la DIAN emitió una observación: las propinas digitales no aparecían en el documento soporte de nómina como pagos a terceros. La pregunta de la DIAN era directa: si no eran propinas declaradas, ¿eran ingresos gravados del restaurante? Daniela contrató un contador especializado, corrigió nueve meses de nómina electrónica y se acogió al descuento de sanción del 10%. Costo final: $340,000 en honorarios más $180,000 en sanción reducida.

En el desprendible de nómina, las propinas aparecen como línea separada con la leyenda “no constitutiva de salario”. Si aparecen sumadas al salario sin distinción, el trabajador puede reclamar en una demanda que formaban parte de su base salarial para calcular prestaciones. Para los componentes exactos del comprobante que entregas cada período, consulta la guía sobre el desprendible de nómina para restaurantes.

Nómina electrónica DIAN: obligatoria desde tu primer empleado

La nómina electrónica es el documento soporte de pago que todos los empleadores colombianos deben transmitir a la DIAN dentro de los primeros 10 días hábiles del mes siguiente al período liquidado. Para los restaurantes, este documento debe reflejar con exactitud los recargos nocturnos, dominicales y propinas de cada turno — no solo el salario base.

La obligación aplica a todo empleador que tenga trabajadores con contrato laboral y declare impuesto de renta. No hay mínimo de empleados. Un restaurante con una sola mesera que declare renta debe transmitir. Los contratos de prestación de servicios (contador externo, plomero ocasional) van por un documento soporte diferente.

Sanciones por no transmitir (Art. 651 del Estatuto Tributario):

• Los costos de nómina del período no son deducibles en renta — un castigo directo en el impuesto del año, que el restaurante descubre solo al presentar la declaración anual
• Sanción máxima: 7.500 UVT = con UVT 2026 de $52,374 = hasta $392,805,000
• Corrección voluntaria antes del pliego de cargos: sanción reducida al 10%
• Corrección después del pliego pero antes del fallo: sanción reducida al 50%

Base legal: Resolución DIAN 000013 del 11 de febrero de 2021 (establece el documento soporte) y Resolución 000037 del 5 de mayo de 2021 (modifica plazos).

Calendario ejemplo: Nómina de mayo 2026 pagada el 30 de mayo → transmitir a la DIAN a más tardar el 13 de junio de 2026 (10 días hábiles desde el 1 de junio).

Diferencia entre liquidación de nómina y liquidación de contrato en restaurantes con alta rotación

Los restaurantes tienen una de las tasas de rotación laboral más altas de cualquier sector. Esto significa que la liquidación de contrato no es un evento excepcional — ocurre varias veces al año en cualquier establecimiento mediano. El error más común: asumir que los contratos cortos (3 o 6 meses) no generan todos los derechos prestacionales.

Componentes de una liquidación de contrato (al terminar el vínculo):

Contrato a término fijo inferior a un año — el caso más frecuente en restaurantes:

Cuando un auxiliar es contratado por tres meses y termina el período sin renovación, tiene derecho al 100% de los proporcionales de ese período: cesantías, prima, vacaciones e intereses. No existe exoneración por contratos cortos — es uno de los errores más costosos en la industria.

Alerta CST Art. 46: Un contrato a término fijo igual o inferior a un año solo puede renovarse hasta tres veces consecutivas. En el cuarto período, si el trabajador sigue laborando, el contrato se convierte en indefinido de pleno derecho — con todas las implicaciones de indemnización por despido.

Para entender cómo el cálculo de cesantías y prima se relaciona con los recargos nocturnos y dominicales devengados cada mes, ver la guía sobre prima de servicios para restaurantes en Colombia.

Los seis errores de liquidación que generan demandas en restaurantes colombianos

Sebastián Ríos tiene un restaurante casual en Barranquilla con 12 empleados fijos. Llevaba la nómina con un Excel de un blog de contabilidad. El Excel usaba ARL 0,522%: la tasa de riesgo Clase I para oficinas. Los restaurantes con CIIU 5611 son Clase III: 2,436%. Sebastián llevaba 14 meses pagando $33,882 menos de ARL por empleado cada mes. Total: $33,882 × 12 empleados × 14 meses = $5,692,176 en aportes no pagados. La ARL cobró el retroactivo con intereses. La multa superó lo que habría costado pagar bien desde el inicio — más la corrección de 14 meses de PILA retroactiva.

Los seis errores más frecuentes en inspecciones del Ministerio del Trabajo:

1. ARL Clase I en lugar de Clase III. Todos los restaurantes con CIIU 5611 son riesgo Clase III (2,436%). Las guías genéricas de Siigo, Loggro y la mayoría de plantillas Excel usan 0,522% (oficinas). Si tu nómina está basada en uno de esos documentos, lleva meses subcotizando.

2. No pagar el compensatorio dominical. El recargo del 80% (o 90% desde julio) no reemplaza el día de descanso cuando el trabajo dominical es habitual — tres o más domingos en el mes. Son dos obligaciones separadas: el recargo en dinero y un día compensatorio la semana siguiente. No dar el compensatorio es una infracción acumulable por cada domingo trabajado.

3. Usar las 9 p.m. como inicio del recargo nocturno. Desde el 25 de diciembre de 2025 es las 7 p.m. La mayoría de sistemas de nómina actualizados lo incorporan, pero los Excel sin soporte activo y los sistemas de contadores que no lo actualizaron siguen usando la hora vieja. Revisar este dato antes del siguiente cierre de nómina es urgente.

4. Incluir propinas en el IBC. Sobreestima los aportes a seguridad social, genera inconsistencias en la nómina electrónica y puede crear la expectativa equivocada de que las propinas cuentan para cesantías. Las propinas no van en el IBC — van en línea separada marcada como “no constitutiva de salario”.

5. No documentar la distribución de propinas. Sin recibo firmado por cada empleado, cualquier exempleado puede alegar en una demanda que la distribución fue arbitraria o que no la recibió. Un registro simple con fecha, monto y firma basta — pero la mayoría de restaurantes no lo tienen.

6. Clasificar meseros como “cargo de confianza” para evitar horas extra. Un cargo de confianza (CST Art. 162) no genera derecho a recargo por horas extra. Pero el juzgado examina las funciones reales, no el contrato. Si el mesero marcaba entrada, tomaba comandas y no ejercía funciones supervisoras reales, la clasificación cae y el restaurante debe pagar años de horas extra retroactivas con recargos nocturnos incluidos. Para entender cuáles son las funciones reales de un mesero bajo la ley laboral colombiana, ver la guía sobre las funciones de un mesero en restaurantes.

Preguntas frecuentes sobre liquidación de nómina en restaurantes

¿Las propinas del datáfono también hay que repartirlas entre cocineros y auxiliares? Sí. La Ley 1935 de 2018 establece que las propinas recibidas por cualquier medio — efectivo, tarjeta, datáfono, Rappi — deben distribuirse entre el personal de servicio dentro de los 30 días siguientes. El hecho de que la propina entre digitalmente a la cuenta del restaurante no la convierte en ingreso del negocio. Debe rastrearse, separarse y distribuirse igual que la propina en efectivo.

¿Desde qué hora aplica el recargo nocturno en Colombia en 2026? Desde las 7:00 p.m. hasta las 6:00 a.m., vigente desde el 25 de diciembre de 2025 (Ley 2466 de 2025, Art. 10). El porcentaje sigue siendo el 35% sobre la hora ordinaria. Antes de esa fecha, la jornada nocturna comenzaba a las 9:00 p.m.

¿El recargo dominical del 90% aplica desde enero de 2026 o desde julio? Desde el 15 de julio de 2026. Entre enero y junio de 2026 el recargo dominical es del 80%. El 90% rige desde julio 15, 2026 hasta junio 30, 2027. El 100% llega en julio de 2027 — las guías que dicen “100% en julio 2026” están equivocadas.

¿Qué pasa si no transmito la nómina electrónica a la DIAN? Los costos de nómina de ese período no son deducibles en la declaración de renta. El Art. 651 del Estatuto Tributario contempla sanciones de hasta 7.500 UVT (cerca de $392 millones en 2026). Si se corrige antes del pliego de cargos, la sanción se reduce al 10%.

¿Cómo cambia la nómina con las 42 horas semanales desde julio de 2026? El divisor mensual pasa de 191 a 182 horas desde el 15 de julio de 2026, lo que sube el valor de la hora ordinaria de $9,168 a $9,621 con SMLMV 2026. Cada hora extra o recargo calculado desde esa fecha cuesta automáticamente más. Los restaurantes que operan 7 días con turnos largos deben revisar si generan horas extra involuntarias con la nueva jornada.

¿Puede un restaurante pagar la nómina semanalmente? Sí. El CST Art. 134 fija el período máximo en un mes para asalariados. No hay mínimo legal — se puede pagar semanal, quincenal o mensual. Cambiar la frecuencia (pasar de quincenal a mensual, por ejemplo) requiere acuerdo escrito con el empleado.

¿Cuánto cuesta realmente un empleado de restaurante con salario mínimo en 2026? Aproximadamente $2,82 millones al mes sin horas nocturnas ni dominicales. Con turnos de tarde-noche, puede superar los $3,3 millones. La diferencia entre el neto del empleado y el costo del restaurante es del orden del 58% adicional sobre el salario — seguridad social, ARL Clase III, parafiscales y prestaciones. El National Restaurant Association de EE.UU. reporta que el costo laboral supera el 36% de las ventas en restaurantes de servicio completo (2024) — en Colombia, con la carga prestacional colombiana, la proporción suele ser similar o mayor.

Empieza a liquidar bien desde el período que viene

Liquidar la nómina de un restaurante en Colombia en 2026 no es más complicado que el año pasado — pero sí tiene más variables que el año pasado. El recargo nocturno desde las 7 p.m., el dominical en camino al 90% en julio, la nómina electrónica que muchos restaurantes pequeños todavía no transmiten, y los porcentajes de ARL que casi ninguna guía genérica calcula correctamente para cocinas. Cada uno de esos errores acumula en silencio una contingencia que solo aparece cuando hay una inspección o una demanda.

El primer paso es registrar los turnos reales — sin eso, en cualquier disputa laboral el empleador empieza perdiendo. El segundo es usar los porcentajes correctos para restaurantes: ARL 2,436%, no la tasa de oficinas. El tercero es separar propinas del salario desde el primer día, con registro escrito de la distribución.

Para el cálculo completo de la nómina mensual de todos los cargos de tu restaurante — mesero, cocinero, cajero y auxiliar — con cuadros de costo por empleado y la reforma laboral ya incorporada, consulta cómo calcular la nómina de un restaurante en Colombia. Para entender cómo reflejar todos estos conceptos en el comprobante que entregas a tus empleados cada período, lee la guía sobre el desprendible de nómina para restaurantes. Y si estás construyendo el sistema de administración completo de tu negocio, el punto de partida sigue siendo cómo administrar un restaurante.

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